10 käytäntöä parempiin kokouksiin

Toimivat kokouskäytänteet ovat hyvän johtamisen kulmakivi.

Kokouksissa rakennetaan ymmärrystä, jaetaan tietoa ja luodaan uutta. Siellä kohdataan työkavereita jotta yhdessä saadaan aikaan jotain merkityksellistä.

Olemme koonneet listan kymmenestä parhaasta kokouskäytänteestä, jotka on helppo ottaa käyttöön missä vain:

1. Käytä kokoustyökalua, jotta kaikki osallistujat voivat osallistua aktiivisesti kokouksiin myös kokousten välisenä aikana.
2. Varmista, että kaikki osallistujat ovat etukäteen tietoisia kokouksen agendasta ja tavoitteista sekä tietävät, miten heidän odotetaan valmistautuvan.
3. Pidä kokoukset mahdollisimman lyhyinä ja keskity tärkeimpiin asioihin. Älä salli muuten kuin lopussa ylimääräisiä keskusteluja, jotka eivät liity kokouksen tavoitteisiin.
4. Aseta tavoitteita sekä seuranta- ja arviointisuunnitelmia kokouksen aikana, jotta tilannekuvan selkeys säilyy.
5. Suunnittele yhdessä kokouksen asialista sekä ajankäyttö asiakohdittain. Hyödynnä asialistassa backlog –listaa ja hallitse ylivuototilanteet.
6. Käytä kokouksen aikana visualisointityökaluja, jotta kaikki osallistujat voivat ymmärtää paremmin kokouksen etenemistä, aiheita ja niihin liittyvää dokumentaatiota.
7. Käytä äänestyssovellusta jotta kaikki osallistujat voivat osallistua ja sitoutua kokouksen päätöksiin. Delegoi tehtävät ja vastuullista kirjaamalla ne sovellukseen.
8. Pyri siihen, että kaikki osallistujat saavat mahdollisuuden puhua ja jakaa ajatuksiaan. Huomioi kudoksella hyvin tehty työ.
9. Käytä kokouksen aikana keskustelupalstaa ja kyselyitä, jotta kaikki osallistujat voivat osallistua aktiivisesti keskusteluun.
10. Pidä kokoukset sopivin väliajoin. Kaikkien yhteinen tilannekuva organisaation asioista synnyttää tilivelvollisuutta etenemisestä ja säilyttää kyvykkyyden päätöksentekoon.

Näillä vinkeillä pidät kokouksia, joihin osallistujien on mukava tulla ja josta he myös poistuvat viisaampina. Fingertipin ainutlaatuinen tapa linkittää johtamisen perustoiminnot osaksi operatiivista päivittäistä Teams -käyttöä on selkeä tuottavuushyöty. 

Lue lisää Fingertipin kokoustyökalusta täällä: Digital meetings that get things done.